Điểm hoà vốn quán ăn: tính mỗi ngày cần bao nhiêu khách để không lỗ

Điểm hoà vốn của quán ăn là mức doanh thu (hoặc số khách) mỗi tháng mà tại đó tiền thu vừa đủ trả mọi chi phí: không lời, không lỗ. Công thức gốc chỉ có một dòng: lấy tổng chi phí cố định của tháng chia cho tỉ lệ lãi góp, tức phần còn lại của mỗi đồng doanh thu sau khi trừ nguyên liệu, bao bì và các khoản chạy theo doanh số. Chia tiếp cho số ngày mở cửa và giá trị trung bình mỗi khách, bạn có con số dễ nhớ nhất: mỗi ngày cần bao nhiêu lượt khách.

Phần khó không nằm ở phép chia mà ở chỗ xếp chi phí vào đúng ngăn. Bài này đi từng bước: phân loại chi phí của một quán nhỏ, tính tỉ lệ lãi góp, đổi doanh thu hoà vốn ra số khách theo ngày, đọc con số đó để ra quyết định, và dùng AI dựng bảng tính có thể đổi giả định trong vài giây. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định.

Tách chi phí cố định và chi phí biến đổi cho đúng

Chi phí cố định là khoản phải trả dù hôm đó bán được một tô hay ba trăm tô. Ở quán nhỏ, nhóm này thường gồm tiền thuê mặt bằng, lương cứng của nhân viên làm toàn thời gian, khấu hao bếp và bàn ghế, phí phần mềm bán hàng, internet, bảo hiểm, các khoản thuế phí cố định theo kỳ và phần lương chủ quán nếu bạn muốn tính công mình. Rất nhiều chủ quán quên dòng cuối, và vì vậy tưởng mình hoà vốn sớm hơn thực tế.

Chi phí biến đổi tăng giảm theo số món bán ra. Nguyên liệu, gia vị, bao bì mang đi, ly nhựa, ống hút, khăn giấy, phí trích cho ứng dụng giao đồ ăn, phí cà thẻ hoặc phí ví điện tử nếu có. Nhóm này nên được tính thành tỉ lệ phần trăm trên doanh thu, vì bạn không biết trước tháng sau bán bao nhiêu nhưng biết khá chắc mỗi trăm đồng bán ra tốn bao nhiêu đồng nguyên liệu.

Một số khoản nằm giữa hai nhóm. Điện, gas, nước có phần nền (tủ lạnh chạy cả ngày, đèn bảng hiệu) và phần chạy theo số món nấu. Nhân viên bán thời gian gọi thêm vào ngày đông cũng vậy. Cách gọn nhất cho quán nhỏ: nhìn hóa đơn ba tháng, lấy tháng thấp nhất làm phần cố định, phần chênh lên ở tháng đông tính vào biến đổi. Không cần chính xác tuyệt đối; cần nhất quán giữa các tháng.

Không xếp tiền trả nợ gốc vào chi phí. Tiền trả gốc khoản vay mở quán làm giảm tiền mặt nhưng không phải chi phí kinh doanh trong tháng; lãi vay mới là chi phí. Phần này ảnh hưởng tới dòng tiền nhiều hơn tới điểm hoà vốn, và có bài riêng về dòng tiền trong danh mục này.

Ví dụ giả định: chi phí một tháng của quán bún 12 bàn

Bảng dưới là một quán giả định mở 30 ngày mỗi tháng, bán tại chỗ là chính, có một phần đơn mang đi. Số tiền viết theo triệu đồng cho dễ cộng và hoàn toàn là ví dụ giả định, không phản ánh giá thuê hay mức lương ở địa phương nào. Mục đích là cho bạn thấy cấu trúc, rồi tự điền số của quán mình.

Với cấu trúc này, mỗi một trăm đồng doanh thu, quán giả định giữ lại 57 đồng để trả chi phí cố định. Con số 57% đó gọi là tỉ lệ lãi góp (contribution margin ratio). Nó quan trọng hơn bất cứ con số nào khác trong bài, vì mọi thay đổi về giá món, khuyến mãi hay phí nền tảng đều đi qua nó.

Bốn bước đổi chi phí ra số khách mỗi ngày

Khi đã có tổng cố định và tỉ lệ biến đổi, phép tính đi theo bốn bước. Tiếp tục với quán giả định ở trên.

1. Tính tỉ lệ lãi góp: 100% trừ tổng tỉ lệ biến đổi. Ở ví dụ là 100% − 43% = 57%.
2. Tính doanh thu hoà vốn tháng: tổng chi phí cố định chia tỉ lệ lãi góp. 70 triệu chia 0,57 được khoảng 122,8 triệu đồng mỗi tháng.
3. Đổi ra doanh thu mỗi ngày: chia cho số ngày mở cửa thật. Mở 30 ngày thì khoảng 4,1 triệu mỗi ngày; nếu nghỉ bốn ngày mỗi tháng thì phải chia cho 26, ra khoảng 4,7 triệu mỗi ngày. Chi tiết nhỏ này hay bị bỏ sót.
4. Đổi ra số khách: chia doanh thu ngày cho giá trị trung bình mỗi lượt khách lấy từ phần mềm bán hàng (tổng doanh thu chia số hoá đơn hoặc số người). Nếu mỗi khách chi trung bình 55 nghìn đồng (ví dụ giả định), quán mở 30 ngày cần khoảng 75 khách mỗi ngày để hoà vốn.

Con số 75 khách là thứ cả quán nhớ được, ghi lên bảng trắng trong bếp được. Mọi lượt khách sau lượt thứ 75 trong ngày mới bắt đầu đem lại lời, và mỗi lượt đó đóng góp khoảng 57% giá trị hoá đơn vào lợi nhuận. Đây cũng là lý do giờ vắng khách đáng được lấp: chi phí cố định đã trả rồi, mỗi khách thêm vào gần như thuần lời phần lãi góp.

Lưu ý rằng giá trị trung bình mỗi khách thay đổi theo giờ và theo kênh. Quán có bữa sáng rẻ và bữa tối đắt nên tính riêng từng buổi nếu chênh nhiều, thay vì dùng một con số trung bình cả ngày che mất khác biệt.

Đọc con số hoà vốn để ra quyết định

Điểm hoà vốn không chỉ để biết quán đang lời hay lỗ. Giá trị thật của nó là giúp bạn thử trước các quyết định trên giấy. Giả sử chủ nhà báo tăng tiền thuê thêm 3 triệu mỗi tháng: chi phí cố định thành 73 triệu, doanh thu hoà vốn tăng lên khoảng 128 triệu, tức thêm chừng ba khách mỗi ngày. Bạn biết ngay mức tăng đó nặng hay nhẹ với quán mình, thay vì chỉ cảm thấy lo.

Ngược lại, một chương trình giảm giá 20% toàn bộ món trong một tháng có tác động lớn hơn nhiều người nghĩ. Khi giảm giá, chi phí nguyên liệu tính trên mỗi tô không đổi, nên tỉ lệ biến đổi trên doanh thu tăng vọt; trong ví dụ, lãi góp rơi từ 57% xuống khoảng 46%, và số khách cần để hoà vốn tăng gần một phần tư. Khuyến mãi chỉ đáng làm nếu nó kéo thêm đủ lượng khách đó, và phép tính này cho bạn con số để đặt mục tiêu.

Hoà vốn cũng là cách so sánh hai phương án mặt bằng hay hai mô hình phục vụ. Mặt bằng rẻ hơn nhưng phải thuê thêm người giao hàng là đổi chi phí cố định lấy chi phí khác; viết cả hai phương án ra bảng, xem phương án nào cần ít khách hơn mỗi ngày và phương án nào chịu được tháng thấp điểm tốt hơn. Phần chọn mặt bằng khi mở quán mới có bài riêng ở danh mục mở quán; ở đây chỉ dùng phép tính cho quán đang chạy.

Những sai lầm khiến điểm hoà vốn trên giấy đẹp hơn thực tế

Phần lớn bảng hoà vốn của quán nhỏ lạc quan hơn sự thật vì những lý do lặp đi lặp lại. Rà bảng của bạn theo danh sách sau trước khi tin vào con số.

• Quên công của chủ quán và người nhà làm không lương. Nếu không tính, quán có thể hoà vốn trên giấy nhưng thực ra đang sống nhờ sức lao động không được trả.
• Dùng tỉ lệ food cost lý thuyết thay vì thực tế. Tỉ lệ thật lấy từ tổng hoá đơn nhập hàng trong tháng chia doanh thu, thường cao hơn tỉ lệ cộng từ phiếu định lượng vì có hao hụt, đồ bỏ, nhân viên ăn ca.
• Bỏ qua phí của ứng dụng giao đồ ăn khi đơn giao chiếm phần lớn. Phí này là chi phí biến đổi và kéo lãi góp xuống rõ rệt; quán bán nhiều qua ứng dụng nên tính lãi góp riêng cho kênh đó.
• Lấy số ngày mở cửa là 30 trong khi quán nghỉ lễ, nghỉ Tết, nghỉ sửa chữa. Tính theo năm rồi chia đều sẽ sát hơn.
• Không tính khấu hao vì "đồ đã mua rồi". Bếp, tủ đông, máy pha cà phê sẽ phải thay; không trích ra mỗi tháng thì đến lúc hỏng là một cú sốc tiền mặt.
• Dùng doanh thu trung bình của tháng khai trương hoặc tháng lễ làm mốc. Hãy dùng tháng bình thường, hoặc tốt hơn là tháng thấp nhất trong năm.

Một cách tự kiểm đơn giản: nếu bảng nói quán đã vượt hoà vốn từ lâu nhưng cuối tháng bạn vẫn phải bù tiền túi vào, chắc chắn có một khoản đang nằm sai ngăn hoặc bị bỏ sót.

Dùng AI dựng bảng hoà vốn có thể thay giả định

Chatbot hữu ích để dựng khung bảng tính và giải thích kết quả, không hữu ích để đoán chi phí của quán bạn. Quy trình gọn như sau.

1. Liệt kê chi phí một tháng bình thường ra giấy, mỗi dòng một khoản và một con số. Bỏ tên chủ nhà, tên nhân viên, số tài khoản trước khi dán vào bất kỳ công cụ AI nào; chỉ để tên khoản chung như "thuê mặt bằng", "lương phục vụ".
2. Gửi câu lệnh kiểu: "Dựng giúp một bảng tính điểm hoà vốn cho quán ăn. Trang thứ nhất có cột khoản chi, nhóm (cố định hoặc biến đổi), số tiền hoặc phần trăm doanh thu. Trang thứ hai tính tỉ lệ lãi góp, doanh thu hoà vốn tháng, doanh thu hoà vốn ngày theo số ngày mở cửa, và số khách hoà vốn theo giá trị trung bình mỗi khách. Ô giả định tô màu vàng để thay được. Viết công thức cho phần mềm bảng tính, không tự tính số."
3. Dán công thức vào bảng tính của bạn, nhập số thật. Con số cuối phải do bảng tính tính ra, không lấy từ câu trả lời của chatbot vì nó có thể cộng nhầm.
4. Nhờ AI phản biện: "Với danh sách chi phí này, khoản nào có thể đang bị xếp sai nhóm, khoản nào quán ăn thường có mà danh sách đang thiếu?" Câu hỏi này hay lôi ra khoản bị quên như khấu hao, phí thanh toán, sửa chữa định kỳ.
5. Thử ba kịch bản: tăng tiền thuê, tăng giá nguyên liệu 10%, giảm giá món 10%. Ghi lại số khách hoà vốn của từng kịch bản để biết quán nhạy với yếu tố nào nhất.

Làm lại bảng mỗi khi có thay đổi lớn về giá thuê, lương hoặc giá món. Quán không cần tính hằng tuần; mỗi quý một lần hoặc mỗi khi có biến động là đủ.

Câu hỏi thường gặp

Điểm hoà vốn tính theo tháng hay theo ngày thì đúng hơn?

Tính theo tháng để có con số gốc vì chi phí cố định trả theo tháng, rồi đổi ra ngày để vận hành. Con số theo ngày dễ theo dõi hơn: cuối mỗi ca, quản lý nhìn số khách là biết hôm nay đã qua mức hoà vốn hay chưa, không phải đợi hết tháng mới biết.

Quán mới mở chưa có số liệu thì lấy đâu ra tỉ lệ chi phí biến đổi?

Dùng phiếu định lượng để ước tỉ lệ nguyên liệu, cộng thêm vài phần trăm cho hao hụt và đồ bỏ, cộng bao bì và phí thanh toán. Sau một đến hai tháng chạy thật, thay bằng tỉ lệ lấy từ hoá đơn nhập hàng chia doanh thu. Con số thật thường cao hơn con số ước lượng ban đầu.

Có cần tính tiền lãi vay vào chi phí cố định không?

Có, phần lãi vay mỗi tháng là chi phí cố định. Phần trả gốc thì không tính vào điểm hoà vốn vì nó không phải chi phí kinh doanh, nhưng phải tính vào kế hoạch dòng tiền, nếu không quán có thể hoà vốn trên giấy mà vẫn thiếu tiền mặt.

Quán cà phê và quán ăn khác nhau thế nào khi tính hoà vốn?

Cách tính giống hệt nhau. Khác ở cấu trúc: quán cà phê thường có tỉ lệ nguyên liệu thấp hơn nên lãi góp cao hơn, nhưng giá trị mỗi khách nhỏ hơn và khách ngồi lâu, nên số lượt khách cần mỗi ngày vẫn có thể lớn. Hãy tính bằng số liệu của chính mô hình mình, đừng mượn tỉ lệ của mô hình khác.

Đã vượt điểm hoà vốn rồi có nghĩa là quán đang khoẻ không?

Chưa chắc. Vượt hoà vốn nghĩa là có lãi trên sổ, nhưng nếu lãi quá mỏng thì một tháng mưa bão hoặc một lần hỏng tủ đông là quay về lỗ. Nên xem thêm khoảng an toàn: doanh thu thực tế cao hơn doanh thu hoà vốn bao nhiêu phần trăm. Khoảng này càng rộng, quán càng chịu được biến động.

Có nên đưa toàn bộ sổ sách của quán cho AI tính giúp không?

Không nên đưa nguyên sổ có tên nhân viên, tên nhà cung cấp, số tài khoản hay thông tin khách. Chỉ cần đưa các khoản đã gộp với tên chung và con số. AI dùng để dựng bảng và chỉ ra chỗ có thể sai; phép tính cuối cùng nên để bảng tính làm và bạn tự kiểm lại.