Chi phí mặt bằng của quán đang chạy nên được đo bằng tỉ lệ trên doanh thu thuần, không chỉ bằng số tiền thuê mỗi tháng. Cộng tiền thuê, phí quản lý, phí trông xe nếu quán trả, khấu hao phần sửa sang gắn liền với mặt bằng, rồi chia cho doanh thu thuần của cùng kỳ. Mức tỉ lệ quán chịu được phụ thuộc vào lãi góp của mô hình: quán có tỉ lệ nguyên liệu thấp gánh được tiền thuê cao hơn quán có giá vốn nặng.
Bài này dành cho quán đã mở, đang cân nhắc gia hạn hợp đồng, sang tầng trên, thu hẹp hoặc chuyển chỗ. Phần chọn mặt bằng cho quán mới và rủi ro khi sang nhượng có bài riêng ở danh mục mở quán. Ở đây bạn sẽ có cách tính tỉ lệ, hai chỉ số hiệu quả của diện tích, cách đặt tiền thuê vào phép tính hoà vốn và cách dùng AI để chuẩn bị số liệu trước buổi nói chuyện với chủ nhà. Số trong bài là ví dụ giả định.
Tính đủ chi phí mặt bằng, không chỉ tiền thuê
Tiền thuê theo hợp đồng. Ghi theo tháng phát sinh, kể cả khi trả trước ba hoặc sáu tháng một lần. Nếu hợp đồng có điều khoản tăng giá theo năm, ghi rõ mốc tăng để không bị bất ngờ khi làm kế hoạch.
Các khoản đi kèm chỗ ngồi. Phí quản lý toà nhà, phí vệ sinh chung, phí trông giữ xe nếu quán chịu cho khách, phí dùng vỉa hè hoặc khoảng sân theo quy định địa phương nếu có. Những khoản này nhỏ từng món nhưng thường lên đến một phần đáng kể so với tiền thuê.
Khấu hao phần sửa sang không mang theo được. Trần, sàn, hệ thống điện nước, quầy xây cố định: khi chuyển đi, bạn để lại. Chia tổng chi phí sửa sang cho số tháng còn lại của hợp đồng, không chia cho tuổi thọ của vật liệu. Hợp đồng ngắn thì mỗi tháng gánh khấu hao nặng hơn.
Tiền cọc là tiền bị giữ, không phải chi phí. Tiền đặt cọc không tính vào chi phí hằng tháng, nhưng nó là tiền mặt bị khoá. Ghi riêng trong kế hoạch dòng tiền, và đọc kỹ điều khoản hoàn cọc khi chấm dứt hợp đồng.
Không trộn chi phí điện nước vào mặt bằng. Điện nước là chi phí vận hành, thay đổi theo mức bán. Gộp vào mặt bằng làm tỉ lệ dao động theo mùa và khó so sánh giữa các năm.
Ví dụ giả định: cùng tiền thuê, ba mô hình khác nhau
Mức tỉ lệ chấp nhận được không phải con số chung, vì nó phụ thuộc phần còn lại sau nguyên liệu và nhân công. Bảng dưới so ba mô hình giả định cùng trả 30 triệu đồng chi phí mặt bằng mỗi tháng.
| Mô hình giả định | Doanh thu tháng (triệu) | Tỉ lệ mặt bằng | Nguyên liệu + nhân công | Còn lại cho mọi chi phí khác và lợi nhuận |
|---|---|---|---|---|
| Quán cà phê, đồ uống pha chế | 200 | 15% | 50% | 35% |
| Quán cơm văn phòng giá bình dân | 200 | 15% | 68% | 17% |
| Nhà hàng lẩu nướng phục vụ bàn | 400 | 7,5% | 62% | 30,5% |
Cùng tỉ lệ 15%, quán cà phê vẫn còn khoảng trống lớn vì giá vốn đồ uống thấp, còn quán cơm bình dân gần như không còn gì cho điện nước, phí nền tảng, khấu hao và lợi nhuận. Nhà hàng lẩu nướng trả cùng số tiền nhưng doanh thu gấp đôi nên tỉ lệ chỉ bằng một nửa.
Trong tài liệu quản trị nhà hàng ở nhiều nước, mốc kinh nghiệm hay được nhắc là giữ chi phí mặt bằng khoảng một phần mười doanh thu trở xuống. Ở các tuyến phố đông của đô thị lớn, nhiều quán trả cao hơn và bù lại bằng lượng khách. Điều nên làm là tính xem với cấu trúc chi phí của chính quán, tỉ lệ mặt bằng tối đa là bao nhiêu để vẫn còn lãi mục tiêu.
Doanh thu mỗi chỗ ngồi và mỗi mét vuông
Tỉ lệ trên doanh thu cho biết mặt bằng đắt hay rẻ so với tiền bán. Hai chỉ số khác cho biết bạn đang dùng diện tích tốt đến đâu. Doanh thu mỗi chỗ ngồi là doanh thu tháng chia số ghế thực có; doanh thu mỗi mét vuông là doanh thu chia diện tích thuê, tính cả bếp, kho và nhà vệ sinh. Ví dụ giả định: quán 50 ghế bán 250 triệu mỗi tháng thì mỗi ghế mang về 5 triệu; nếu thuê 120 mét vuông thì mỗi mét vuông khoảng 2,1 triệu.
Giá trị của hai chỉ số này hiện ra khi so sánh trong chính quán. Tầng hai có 20 ghế nhưng chỉ đông tối thứ Bảy, trong khi tầng trệt kín cả tuần: chia doanh thu theo tầng sẽ thấy tầng trên mang về rất ít so với phần tiền thuê nó chiếm. Có thể đó là lúc bàn với chủ nhà trả lại tầng trên, hoặc dùng tầng đó cho tiệc đặt trước, hoặc làm bếp trung tâm cho đơn giao hàng.
Với quán bán nhiều qua ứng dụng giao đồ ăn, doanh thu mỗi chỗ ngồi bị đội lên vì một phần doanh thu không cần ghế. Hãy tách doanh thu tại quán khi tính chỉ số này. Nếu phần giao hàng chiếm đa số, câu hỏi thật sự là quán có cần mặt tiền đắt như hiện nay không, hay một mặt bằng trong hẻm với bếp đủ rộng sẽ hợp lý hơn. Đó là quyết định lớn, nhưng con số giúp bạn biết nên bắt đầu bàn từ đâu.
Giờ trống của mặt bằng: phần tiền thuê đang trả mà chưa dùng
Tiền thuê được tính cho cả ngày, nhưng quán chỉ thật sự bán trong vài khung giờ. Một quán cơm mở trưa và tối có thể để không mặt bằng từ sáng sớm đến mười giờ và từ hai giờ đến năm giờ chiều. Nhìn theo cách này, câu hỏi về tiền thuê không chỉ là trả bao nhiêu mà còn là đang dùng bao nhiêu phần của thứ mình đã trả.
Các cách dùng thêm giờ trống thường gặp là bán thêm bữa sáng, mở khung đồ uống buổi chiều, nhận tiệc nhỏ đặt trước ở tầng ít dùng, hoặc dùng bếp giờ vắng để nấu sẵn cho đơn giao hàng. Mỗi cách đều có chi phí riêng: thêm người, thêm điện gas, thêm nguyên liệu tồn, thêm việc quản lý. Phép tính đúng là so phần lãi góp mà khung giờ mới mang lại với chi phí tăng thêm thật sự, không tính lại tiền thuê vì tiền đó đằng nào cũng đã trả.
Ví dụ giả định: mở thêm bữa sáng ba tiếng bán được hai triệu đồng mỗi ngày, lãi góp 55%, tức khoảng 1,1 triệu; chi phí tăng thêm gồm một người làm ba tiếng và phần điện gas khoảng 0,6 triệu. Mỗi ngày còn lại khoảng 0,5 triệu đóng góp vào chi phí cố định, kéo tỉ lệ mặt bằng trên tổng doanh thu xuống. Nhưng nếu bữa sáng làm bếp mệt, ca trưa chậm hơn và mất khách, phép tính đổi chiều. Hãy thử trong vài tuần, đo cả hai phía rồi mới quyết.
Chuẩn bị số liệu trước khi gia hạn hợp đồng thuê
Buổi nói chuyện với chủ nhà về gia hạn thường diễn ra khi bạn đã quá quen chỗ và ngại chuyển. Chuẩn bị số trước vài tháng giúp bạn nói chuyện bình tĩnh hơn. Trình tự gợi ý như sau.
- Ba đến sáu tháng trước hạn, tính lại tỉ lệ mặt bằng trung bình mười hai tháng gần nhất, không chỉ tháng gần nhất.
- Tính tỉ lệ mặt bằng tối đa quán chịu được: lấy 100% trừ tỉ lệ nguyên liệu, nhân công, chi phí vận hành khác và lợi nhuận tối thiểu bạn cần. Phần còn lại là trần cho mặt bằng.
- Đổi trần đó ra số tiền theo doanh thu hiện tại và doanh thu của tháng thấp nhất trong năm. Mức tăng giá chủ nhà đề nghị nằm trên hay dưới con số này?
- Tính lại điểm hoà vốn với mức thuê mới, đổi ra số khách mỗi ngày. Hỏi thẳng: quán có thường xuyên đạt số khách đó không?
- Liệt kê phương án thay thế với chi phí chuyển chỗ: sửa sang lại, mất khách quen trong vài tháng, giấy tờ đổi địa chỉ. Ước bằng số, dù chỉ là ví dụ giả định của riêng bạn.
- Chuẩn bị đề xuất cụ thể cho chủ nhà: thời hạn dài hơn đổi lấy mức tăng thấp hơn, trả lại một phần diện tích, hoặc lộ trình tăng theo bậc.
Phần điều khoản hợp đồng thuê, quyền và nghĩa vụ khi chấm dứt trước hạn là chuyện pháp lý; nên đọc kỹ văn bản và hỏi người có chuyên môn hoặc trang AI Cố Vấn của hệ trước khi ký. Bài này chỉ giúp bạn có con số trong tay.
Dùng AI để soát và lập kịch bản tiền thuê
AI giúp được ở việc dựng bảng kịch bản và nghĩ ra các phương án mình chưa nghĩ tới. Nó không biết giá thuê khu bạn, và không nên được hỏi điều đó. Một số cách dùng thực tế:
- Dựng bảng kịch bản: "Dựng bảng tính với các ô giả định: doanh thu tháng, tỉ lệ nguyên liệu, tỉ lệ nhân công, chi phí vận hành khác, tiền thuê hiện tại, mức tăng đề nghị theo phần trăm. Tính tỉ lệ mặt bằng, lợi nhuận trước thuế và số khách hoà vốn mỗi ngày cho ba mức doanh thu: thấp, trung bình, cao." Bạn tự nhập số thật.
- Tìm khoản bị quên: dán danh sách chi phí liên quan đến mặt bằng đã gộp tên chung và hỏi AI những khoản quán ăn thuê mặt bằng thường phải trả mà danh sách đang thiếu.
- Chuẩn bị câu nói chuyện: nhờ AI soạn ba cách mở lời đề xuất với chủ nhà theo giọng lịch sự, ngắn, dựa trên các con số bạn đã có; bạn sửa lại theo cách nói của mình.
- Không dán hợp đồng thuê nguyên văn có tên, số giấy tờ, địa chỉ của chủ nhà vào chatbot. Nếu cần hỏi về một điều khoản, chép riêng câu đó và che mọi thông tin định danh.
- Không nhờ AI đánh giá mức thuê "đắt hay rẻ so với thị trường". Nó không có dữ liệu giá thuê thực tế của con phố bạn và có thể trả lời rất tự tin mà sai.
Kết quả bảng tính chỉ đáng tin bằng số liệu bạn nhập vào. Dùng doanh thu trung bình mười hai tháng và tháng thấp nhất, không dùng tháng đẹp nhất để tự trấn an.
Câu hỏi thường gặp
Tiền thuê trả trước sáu tháng thì ghi chi phí thế nào?
Chia đều cho sáu tháng mà khoản tiền đó chi trả. Số tiền trả trước là chuyện dòng tiền, còn chi phí từng tháng thì vẫn là một phần sáu. Ghi dồn vào tháng trả sẽ khiến tháng đó trông như lỗ và các tháng sau trông như lời bất thường.
Quán có lãi nhưng tỉ lệ mặt bằng cao thì có cần lo không?
Cần theo dõi chứ chưa cần hoảng. Tỉ lệ mặt bằng cao làm khoảng an toàn hẹp lại: chỉ cần doanh thu giảm một chút là lợi nhuận biến mất nhanh hơn quán có tiền thuê thấp. Hãy tính xem doanh thu giảm bao nhiêu phần trăm thì quán về hoà vốn để biết mình đang đứng gần mép đến đâu.
Chuyển sang mặt bằng rẻ hơn có phải lúc nào cũng tốt?
Không. Mặt bằng rẻ hơn thường đi kèm ít khách vãng lai hơn, và quán có thể mất một phần khách quen trong thời gian đầu. Hãy so số khách hoà vốn ở chỗ mới với lượng khách thực tế có thể giữ được, cộng chi phí chuyển chỗ, trước khi quyết định.
Có nên tính doanh thu giao hàng khi đo hiệu quả mặt bằng không?
Khi tính tỉ lệ mặt bằng trên tổng doanh thu thì có, vì mặt bằng vẫn là nơi nấu món giao. Khi tính doanh thu mỗi chỗ ngồi thì nên tách riêng doanh thu tại quán, nếu không chỉ số sẽ cao giả và che mất việc sảnh đang trống.
Phần sửa sang mặt bằng nên khấu hao trong bao lâu?
Với những thứ gắn liền mặt bằng và không mang đi được, nên khấu hao theo thời hạn còn lại của hợp đồng thuê, kể cả khi vật liệu dùng được lâu hơn. Đồ rời như bàn ghế, bếp, tủ thì khấu hao theo thời gian sử dụng dự kiến vì có thể mang theo khi chuyển.
AI có tra được giá thuê mặt bằng khu mình không?
Không nên tin. Chatbot tổng quát không có dữ liệu giá thuê cập nhật của từng con phố và có thể đưa con số nghe hợp lý nhưng không có căn cứ. Hãy hỏi trực tiếp các mặt bằng đang cho thuê quanh khu, người môi giới, hoặc chủ quán quen trong khu vực.