Báo cáo lãi lỗ (thường gọi là P&L) của quán ăn là một trang cho biết trong tháng quán thu bao nhiêu, tốn bao nhiêu cho từng nhóm chi phí lớn, và còn lại bao nhiêu. Với quán nhỏ, một trang là đủ: doanh thu chia theo kênh, giá vốn nguyên liệu, chi phí nhân công, chi phí mặt bằng, chi phí vận hành khác, và lợi nhuận. Mỗi dòng ghi cả số tiền lẫn tỉ lệ phần trăm trên doanh thu, đặt cạnh tháng trước để thấy thay đổi.
Bài này không thay sổ sách kế toán hay nghĩa vụ báo cáo thuế; đó là việc bắt buộc theo quy định hiện hành và nên làm với người có chuyên môn. Đây là báo cáo quản trị để chủ quán tự hiểu quán mình. Bạn sẽ có mẫu các dòng nên có, cách lấy số, cách đọc tỉ lệ và cách dùng AI để soát lại trước khi đưa ra quyết định.
Các dòng của một báo cáo lãi lỗ quán ăn
Mẫu dưới gọn đủ để làm trong một buổi tối, nhưng đủ chi tiết để chỉ ra vấn đề. Cột tỉ lệ là phần trăm so với tổng doanh thu thuần. Số liệu ví dụ thuộc một quán cơm giả định, viết theo triệu đồng.
| Dòng | Lấy số từ đâu | Tháng này (ví dụ giả định) | Tỉ lệ |
|---|---|---|---|
| Doanh thu tại quán | Phần mềm bán hàng, sổ thu | 150 | 62,5% |
| Doanh thu mang đi và giao hàng | Phần mềm, báo cáo đối soát ứng dụng | 90 | 37,5% |
| Doanh thu thuần (sau giảm giá, hoàn tiền) | Cộng hai dòng trên | 240 | 100% |
| Giá vốn nguyên liệu | Tồn đầu + nhập trong tháng − tồn cuối | 84 | 35% |
| Chi phí nhân công | Bảng lương, thưởng, bảo hiểm, bữa ăn ca | 62 | 25,8% |
| Mặt bằng | Hợp đồng thuê, phí quản lý | 24 | 10% |
| Phí nền tảng và thanh toán | Đối soát ứng dụng, sao kê | 19 | 7,9% |
| Điện, nước, gas, bao bì, sửa chữa, khác | Hoá đơn, phiếu chi | 22 | 9,2% |
| Khấu hao, lãi vay | Bảng chia đều tài sản, sao kê vay | 8 | 3,3% |
| Lợi nhuận trước thuế | Doanh thu thuần trừ mọi dòng chi | 21 | 8,8% |
Dòng giá vốn nguyên liệu là dòng hay bị làm sai nhất. Cộng mọi hoá đơn nhập hàng trong tháng chưa phải là giá vốn: nếu cuối tháng kho còn nhiều hơn đầu tháng, bạn đã nhập để dành cho tháng sau, và ngược lại. Công thức đúng là tồn kho đầu tháng cộng nhập trong tháng trừ tồn kho cuối tháng. Vì vậy báo cáo lãi lỗ chỉ đáng tin khi quán có kiểm kê kho cuối tháng; cách đếm kho nhanh có bài riêng ở danh mục bếp và nguyên liệu.
Lấy số cho từng dòng mà không cần biết kế toán
Doanh thu: lấy từ phần mềm, đối chiếu với tiền thật. Báo cáo bán hàng cho số tổng, nhưng hãy đối chiếu với tổng tiền mặt nộp, tiền chuyển khoản vào tài khoản và tiền ứng dụng giao đồ ăn trả về. Ba nguồn này cộng lại phải khớp doanh thu trừ các khoản phí. Lệch thì phải tìm ra trước khi làm tiếp, vì mọi tỉ lệ phía sau đều chia cho doanh thu.
Nhân công: tính đủ mọi thứ trả cho người làm. Lương, phụ cấp, thưởng, tiền làm thêm giờ, phần đóng bảo hiểm của người sử dụng lao động theo quy định hiện hành, bữa ăn ca, đồng phục. Nếu chủ quán và người nhà đứng bếp, ghi thêm một dòng công quy đổi, dù không thật sự chi ra, để biết lợi nhuận thật của mô hình.
Chi phí trả theo năm thì chia mười hai. Phí giấy phép, bảo dưỡng máy lạnh định kỳ, sơn sửa quán, mua đồng phục cả năm: chia đều ra từng tháng. Nếu dồn vào tháng phát sinh, tháng đó trông như lỗ nặng còn các tháng khác trông lời giả.
Ghi tháng nào thuộc tháng đó. Tiền điện tháng Sáu thường trả trong tháng Bảy. Hãy ghi vào tháng Sáu, kể cả phải ước con số trước rồi sửa lại. Quy tắc nhỏ này giữ cho các tháng so sánh được với nhau.
Giữ bằng chứng cho từng dòng. Một thư mục ảnh hoá đơn hoặc một bảng phiếu chi theo ngày là đủ. Khi một con số bất thường, bạn cần lần ngược lại được trong vài phút, không phải đoán.
Đọc báo cáo: nhìn tỉ lệ trước, nhìn số tiền sau
Số tiền tuyệt đối thay đổi theo mùa: tháng đông doanh thu lên, chi phí nguyên liệu tự nhiên cũng lên. Vì vậy người trong nghề đọc báo cáo bằng tỉ lệ trên doanh thu trước. Nếu tháng trước giá vốn nguyên liệu là 33% và tháng này 37% trong khi bạn không đổi thực đơn, không đổi giá bán, có bốn phần trăm doanh thu đang đi đâu đó: giá mua tăng, hao hụt tăng, phần ăn ra to hơn định lượng, hoặc hàng bị lấy ra khỏi bếp không qua bán.
Hai dòng lớn nhất của hầu hết quán ăn là nguyên liệu và nhân công, cộng lại thường được gọi là prime cost. Trong nhiều tài liệu quản trị nhà hàng, tổng hai dòng này hay được dùng làm chỉ số sức khoẻ đầu tiên, với một ngưỡng tham khảo khoảng sáu mươi đến sáu mươi lăm phần trăm doanh thu. Đó là mốc kinh nghiệm chứ không phải chuẩn, và quán bình dân giá thấp, quán đồ uống, nhà hàng phục vụ bàn sang trọng có cấu trúc rất khác nhau. Điều đáng theo dõi nhất là con số của chính quán bạn tăng hay giảm qua các tháng.
Dòng lợi nhuận cuối cùng nên đọc cùng với dòng tiền. Một tháng có lợi nhuận tám phần trăm nhưng bạn trả trước tiền thuê sáu tháng thì tài khoản vẫn vơi đi rõ rệt. Báo cáo lãi lỗ cho biết mô hình có lời không; báo cáo dòng tiền cho biết quán có đủ tiền để chạy tiếp không. Hai thứ cần đặt cạnh nhau.
So sánh với tháng trước và cùng kỳ năm trước
Một báo cáo đứng một mình nói được rất ít. Ba cột so sánh dưới đây biến nó thành công cụ ra quyết định. Ví dụ giả định tiếp tục quán cơm ở trên.
| Dòng | Tháng trước | Tháng này | Cùng kỳ năm trước | Điều nên hỏi |
|---|---|---|---|---|
| Doanh thu thuần | 228 | 240 | 210 | Tăng do thêm khách hay do tăng giá? |
| Tỉ lệ nguyên liệu | 33% | 35% | 34% | Giá mua lên hay hao hụt tăng? |
| Tỉ lệ nhân công | 27,2% | 25,8% | 28% | Giảm vì doanh thu lên hay vì thiếu người? |
| Tỉ lệ phí nền tảng | 6,8% | 7,9% | 5% | Kênh giao hàng tăng tỉ trọng hay khuyến mãi nhiều? |
| Tỉ lệ lợi nhuận | 9,1% | 8,8% | 7,6% | Lợi nhuận tăng tiền nhưng giảm tỉ lệ có đáng lo? |
Cột cuối là phần quan trọng nhất: mỗi biến động lớn phải đi kèm một câu hỏi, và mỗi câu hỏi phải có người chịu trách nhiệm trả lời trước tháng sau. Biến động dưới một điểm phần trăm thường là nhiễu; biến động từ hai điểm trở lên ở dòng nguyên liệu hoặc nhân công thì đáng ngồi xuống tìm nguyên nhân.
Cùng kỳ năm trước giúp tách yếu tố mùa vụ. Quán gần trường học vắng trong hè, quán nhậu đông cuối năm; so với tháng liền trước có thể khiến bạn hoảng không cần thiết hoặc yên tâm sai chỗ.
Nhờ AI soát báo cáo và gợi câu hỏi
AI không biết quán bạn, nhưng giỏi ở việc đọc bảng số và chỉ ra những biến động đáng hỏi. Dùng theo trình tự sau để tận dụng điểm mạnh mà không giao cho nó quyền phán.
- Xuất báo cáo một trang ra dạng bảng có ba cột tháng. Xoá tên quán, tên người, tên nhà cung cấp, số tài khoản; giữ tên dòng chung và con số.
- Gửi câu lệnh: "Đây là báo cáo lãi lỗ quản trị của một quán ăn nhỏ trong ba kỳ, đơn vị triệu đồng. Tính lại tỉ lệ từng dòng trên doanh thu thuần để kiểm phép chia. Liệt kê năm biến động lớn nhất theo điểm phần trăm, và với mỗi biến động, gợi ba nguyên nhân thường gặp ở quán ăn để chủ quán tự kiểm. Không đưa lời khuyên chung chung."
- Đối chiếu phần tính lại của AI với bảng của bạn. Nếu khác, tìm xem ai sai; có khi bảng của bạn gõ nhầm, có khi AI chia nhầm.
- Lấy danh sách nguyên nhân gợi ý, gạch những cái không đúng với quán, giữ những cái cần kiểm. Ví dụ: nguyên liệu tăng hai điểm thì đi kiểm hoá đơn giá mua ba mặt hàng lớn nhất, sổ đồ bỏ và định lượng thực tế.
- Viết ra tối đa ba việc cần làm trong tháng tới, mỗi việc có tên người lo và ngày kiểm lại. Báo cáo không dẫn tới việc cụ thể thì chỉ là con số.
Đừng nhờ AI kết luận "quán có nên mở thêm chi nhánh không" từ một trang báo cáo. Nó không thấy mặt bằng, đội ngũ, thị trường quanh quán; câu trả lời nghe chắc chắn nhưng không có căn cứ.
Lịch làm báo cáo đều đặn mỗi tháng
Báo cáo hữu ích nhất khi nó đến đúng hẹn, kể cả không hoàn hảo. Một lịch gọn cho quán nhỏ có thể như sau, điều chỉnh theo người làm sổ của bạn.
- Ngày cuối tháng, sau khi đóng quán: kiểm kê kho nguyên liệu và đồ uống, ghi số lượng theo đơn vị mua.
- Ngày 1 đến ngày 3: chốt doanh thu theo kênh, đối soát với tiền mặt, tài khoản và tiền ứng dụng trả về.
- Ngày 3 đến ngày 5: tập hợp bảng lương, hoá đơn điện nước, phiếu chi; ước các khoản chưa có hoá đơn.
- Ngày 5: điền vào mẫu một trang, tính tỉ lệ, đặt cạnh tháng trước và cùng kỳ.
- Ngày 6: họp ngắn với quản lý và bếp trưởng, đọc ba biến động lớn nhất, chốt ba việc cần làm.
- Giữa tháng: xem lại nhanh ba việc đó đã làm tới đâu, không đợi đến báo cáo tháng sau.
Tháng đầu tiên làm sẽ mất nhiều thời gian vì phải tìm số ở nhiều nơi. Từ tháng thứ ba, nếu giữ được thói quen ghi chép, cả quy trình thường gọn trong một buổi tối. Điều quan trọng là các tháng được làm cùng một cách, để so sánh có ý nghĩa.
Nếu quán có người làm kế toán dịch vụ, nhờ họ giữ mẫu báo cáo quản trị này song song với sổ sách thuế. Hai loại báo cáo phục vụ hai mục đích khác nhau và có thể khác số ở một vài dòng; điều đó bình thường, miễn bạn biết vì sao khác.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo lãi lỗ quản trị có thay được sổ sách nộp thuế không?
Không. Sổ sách và báo cáo thuế theo quy định hiện hành dành cho hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có mẫu và nguyên tắc riêng, nên kiểm với cơ quan thuế hoặc người làm kế toán. Báo cáo quản trị ở đây là để chủ quán hiểu quán, có thể gộp dòng theo cách dễ đọc hơn.
Quán không kiểm kê kho cuối tháng thì tính giá vốn thế nào?
Có thể tạm dùng tổng hoá đơn nhập hàng, nhưng con số sẽ dao động theo việc bạn nhập nhiều hay ít vào cuối tháng. Cách tốt hơn là kiểm kê ít nhất các mặt hàng đắt nhất như thịt, hải sản, cà phê hạt, rượu bia. Chúng thường chiếm phần lớn giá trị kho.
Tỉ lệ lợi nhuận bao nhiêu thì quán ăn được coi là ổn?
Không có con số chung cho mọi quán. Mô hình, vị trí, giá bán và tỉ lệ bán qua ứng dụng khác nhau thì lợi nhuận khác nhau. Cách thực tế hơn là theo dõi xu hướng của chính quán qua các tháng và so với kế hoạch bạn đặt ra từ đầu năm.
Có nên tính công của chủ quán vào chi phí nhân công không?
Nên ghi thành một dòng riêng. Nếu không, quán có thể trông có lời nhưng thật ra chủ quán đang làm không công. Khi tính đủ, bạn biết mô hình có nuôi được một người quản lý thuê ngoài hay không, điều rất quan trọng nếu sau này muốn nghỉ bớt hoặc mở thêm điểm.
Báo cáo nên làm theo tháng hay theo tuần?
Báo cáo lãi lỗ đầy đủ làm theo tháng là hợp lý vì nhiều chi phí trả theo tháng. Theo tuần chỉ nên theo dõi vài chỉ số nhanh như doanh thu, số khách, tỉ lệ nguyên liệu ước tính và giờ công. Làm báo cáo đầy đủ hằng tuần tốn công mà dễ sai vì chi phí chưa về đủ.
Dán báo cáo lãi lỗ vào chatbot có rủi ro gì?
Báo cáo lãi lỗ là thông tin kinh doanh nhạy cảm. Hãy xoá tên quán, tên người, nhà cung cấp và số tài khoản trước khi dán, dùng tài khoản có chế độ không dùng dữ liệu để huấn luyện nếu công cụ cho chọn, và kiểm cài đặt riêng tư ở phiên bản hiện hành của công cụ.