Kiểm kê tồn kho cuối tuần là đếm thực tế lượng nguyên liệu còn trong kho, rồi tính lượng đã dùng trong tuần bằng công thức: tồn đầu tuần cộng nhập trong tuần trừ tồn cuối tuần. So lượng đã dùng đó với lượng lẽ ra phải dùng theo số phần bán và định lượng chuẩn, phần chênh lệch cho biết bếp đang hụt ở đâu.
Nhiều quán chỉ kiểm kê cuối tháng, hoặc không kiểm kê, nên khi thấy lời ít hơn dự kiến thì không biết bắt đầu tìm từ đâu. Bài này hướng dẫn kiểm kê hằng tuần trong dưới một giờ, cách đọc chênh lệch, và cách nhờ AI làm phần đối chiếu. Ví dụ là giả định.
Vì sao hằng tuần chứ không phải hằng tháng
Kiểm kê hằng tháng phát hiện được hụt, nhưng quá muộn để tìm lý do. Sau ba mươi ngày, không ai nhớ hôm nào có mẻ hỏng, hôm nào giao thiếu, hôm nào có tiệc ngoài sổ. Kiểm hằng tuần thì khoảng thời gian đủ ngắn để người trong bếp còn nhớ, và đủ dài để chênh lệch thật nổi lên trên những sai số đếm nhỏ.
Một lý do nữa: chất lượng và kích cỡ từng lô nguyên liệu tươi thay đổi theo tuần, theo mùa. Phát hiện chênh lệch trong vòng bảy ngày giúp bạn kịp điều chỉnh định lượng, đổi lô hoặc nói chuyện với nhà cung cấp trước khi nó kéo dài cả tháng.
Kiểm hằng tuần cũng nhẹ hơn nhiều so với tưởng tượng, vì không cần đếm mọi thứ. Quy tắc tám mươi hai mươi áp dụng tốt ở đây: một nhóm nhỏ nguyên liệu, thường là thịt, hải sản, vài loại gia vị đắt, đồ uống, chiếm phần lớn giá trị nhập. Đếm kỹ nhóm này mỗi tuần; những thứ rẻ, nhiều mã như rau thơm, gia vị lặt vặt thì đếm cuối tháng hoặc ước lượng.
Cuối cùng, kiểm kê đều đặn có tác dụng phòng ngừa. Khi mọi người biết kho được đếm mỗi tuần, thất thoát do cẩu thả hay do có người lấy đồ về nhà đều giảm, mà không cần một lời buộc tội nào.
Kiểm kê trong dưới một giờ
Chọn một thời điểm cố định mỗi tuần, thường là sau ca tối cuối cùng của tuần hoặc trước khi nhận hàng sáng đầu tuần, khi kho ít biến động nhất:
- Chuẩn bị phiếu kiểm kê in sẵn, sắp các dòng theo đúng thứ tự vị trí trong kho: kệ khô từ trái sang phải, tủ mát từ trên xuống, tủ đông theo rổ.
- Hai người cùng làm: một người đếm và đọc to, một người ghi. Đổi vai giữa các tuần.
- Đếm theo đơn vị ghi trên phiếu: ký, gói, chai, thùng. Hàng đã mở thì ước theo phần: còn nửa chai, còn một phần ba bao.
- Ghi cả đồ sơ chế trong tủ mát, quy về nguyên liệu gốc nếu có thể (ví dụ hộp thịt luộc đã thái quy ra ký thịt sống theo tỉ lệ thu hồi).
- Không dừng lại để tìm nguyên nhân khi thấy số lạ; đánh dấu dòng đó, đếm tiếp. Phân tích làm sau.
- Ký tên hai người, ghi giờ kết thúc, chụp ảnh phiếu.
Tuần đầu tiên có thể mất hơn một giờ. Từ tuần thứ ba, khi kho đã xếp theo vị trí cố định và phiếu đi theo đúng đường đi, thời gian thường giảm còn khoảng nửa.
Đọc chênh lệch: lượng dùng thực tế so với lượng lẽ ra
Ví dụ giả định cho một tuần của quán cơm, ba nguyên liệu chính:
| Nguyên liệu | Dùng thực tế | Lẽ ra phải dùng | Chênh lệch | Hướng tìm nguyên nhân |
|---|---|---|---|---|
| Sườn heo | 48 kg | 44 kg | Hụt khoảng 9 % | Định lượng thực tế lớn hơn thẻ, hoặc tỉ lệ thu hồi lô mới thấp hơn |
| Thịt gà | 30 kg | 30,5 kg | Gần khớp | Không cần tìm |
| Tôm | 12 kg | 9 kg | Hụt khoảng 25 % | Kiểm hàng nhập, sổ đồ bỏ, món làm lại, đồ dùng cho bữa nhân viên |
"Dùng thực tế" tính bằng tồn đầu cộng nhập trừ tồn cuối. "Lẽ ra phải dùng" tính bằng số phần bán mỗi món nhân lượng trên thẻ định lượng, chia cho tỉ lệ thu hồi. Chênh lệch dưới vài phần trăm thường là sai số đếm và ước lượng, không cần tìm. Chênh lớn, lặp lại hai ba tuần liền mới là tín hiệu thật.
Nhớ cộng những khoản dùng hợp lệ ngoài bán hàng: bữa ăn nhân viên, món thử, món tặng khách, đồ bỏ đã ghi sổ. Không cộng vào thì phần chênh sẽ bị thổi phồng và làm mọi người mất lòng tin vào phép kiểm.
Lập phiếu kiểm kê lần đầu cho đúng
Phiếu kiểm kê tốt quyết định phần lớn tốc độ và độ chính xác của việc đếm. Lần đầu lập phiếu, đi một vòng kho với giấy bút, ghi lại mọi thứ đang có theo đúng thứ tự gặp trên đường đi. Đừng lập phiếu từ danh sách trên máy tính rồi mới ra kho; danh sách trên máy thường thiếu những thứ đang thật sự nằm trên kệ và thừa những thứ đã thôi dùng.
Mỗi dòng ghi một đơn vị đếm duy nhất và thống nhất với phiếu nhận hàng. Nếu nhà cung cấp giao nước mắm theo thùng mà bếp dùng theo chai, phiếu kiểm kê ghi theo chai và có dòng chú thích "một thùng bằng mấy chai". Đơn vị không thống nhất là nguồn sai số lớn nhất khi đối chiếu.
Đánh dấu nhóm hàng đắt tiền cần đếm hằng tuần, nhóm còn lại đếm hằng tháng. Thêm cột "tồn tuần trước" in sẵn bên cạnh cột đếm, để người đếm nhận ra ngay một con số bất thường, ví dụ tuần trước còn ba thùng mà tuần này còn mười, và đếm lại trước khi ghi.
Bạn có thể nhờ AI chuyển danh sách viết tay sau vòng đi kho thành bảng có đủ cột, sắp theo thứ tự vị trí, kèm dòng quy đổi đơn vị. Kiểm lại thứ tự dòng với đường đi thật trong kho trước khi in.
Nhờ AI làm phần đối chiếu
Phần đếm phải do người làm, nhưng phần tính toán và đối chiếu thì AI giúp nhanh. Bạn chuẩn bị bốn bảng: tồn đầu tuần, hàng nhập trong tuần theo phiếu nhận, tồn cuối tuần vừa đếm, số phần bán mỗi món kèm định lượng và tỉ lệ thu hồi. Thêm sổ đồ bỏ và danh sách bữa nhân viên nếu có. Không cần đưa giá tiền, tên nhà cung cấp hay tên nhân viên vào.
Câu lệnh mẫu: "Bạn là trợ lý kiểm soát nguyên liệu cho một quán ăn nhỏ. Dưới đây là tồn đầu, nhập, tồn cuối của 12 nguyên liệu chính trong tuần; số phần bán của từng món; định lượng mỗi món và tỉ lệ thu hồi; lượng đồ bỏ và bữa nhân viên đã ghi. Hãy tính lượng dùng thực tế, lượng lẽ ra phải dùng, chênh lệch tuyệt đối và phần trăm cho từng nguyên liệu. Xếp theo chênh lệch phần trăm giảm dần. Với ba dòng chênh lớn nhất, liệt kê các khâu cần kiểm (nhận hàng, định lượng, sơ chế, kho) theo thứ tự nên kiểm trước. Ghi rõ công thức đã dùng."
Kiểm lại một hai dòng bằng tay. Lỗi hay gặp là AI nhầm đơn vị (gói và ký), bỏ qua đồ sơ chế, hoặc áp sai tỉ lệ thu hồi cho món dùng hai nguyên liệu. Khi kết quả hợp lý, lưu lại để so tuần sau. Sau vài tuần, nhờ AI vẽ xu hướng chênh lệch của từng nguyên liệu; một đường đi lên đều đặn đáng để ý hơn một tuần nhảy vọt rồi trở lại.
Chênh lệch lớn: tìm theo thứ tự nào
Khâu nhận hàng trước tiên. So phiếu giao với lượng thực nhận trong sổ. Nếu tuần đó không kiểm hàng nhập kỹ, chênh lệch có thể đã xảy ra ngay ở cửa.
Rồi đến định lượng. Cân ngẫu nhiên vài phần do từng ca làm ra. Tay gắp rộng ở giờ đông là nguyên nhân rất phổ biến và không ai cố ý.
Rồi đến sơ chế. Đo lại tỉ lệ thu hồi với lô hàng hiện tại. Đổi nhà cung cấp hay đổi người sơ chế đều có thể làm tỉ lệ này thay đổi.
Rồi đến kho và đồ bỏ. Có hàng hư mà không ghi sổ, có đồ sơ chế bị bỏ cuối ca mà không ai ghi, có hàng cất nhầm chỗ bị đếm sót.
Sau cùng mới tính đến thất thoát có chủ ý. Chỉ nghĩ tới khả năng này khi đã loại trừ các khâu trên và chênh lệch vẫn lặp lại. Xử lý thận trọng, có bằng chứng, theo nội quy và quy định lao động hiện hành; kiểm soát nội bộ chi tiết là chủ đề riêng.
Giữ việc kiểm kê đều đặn và công bằng
Kiểm kê chỉ có ích khi làm đều và mọi người tin vào nó:
- Cố định ngày giờ, không bỏ tuần nào kể cả tuần bận.
- Luân phiên người đếm để không ai cảm thấy bị nhắm vào, và để nhiều người cùng hiểu kho.
- Công khai kết quả tổng với bếp, không công khai theo cá nhân.
- Khi tìm ra nguyên nhân, sửa quy trình và báo cho mọi người biết đã sửa gì.
- Giữ phiếu kiểm kê và bảng đối chiếu ít nhất vài tháng để so sánh theo mùa.
- Nếu quán dùng phần mềm bán hàng có tính năng kho, vẫn đếm thực tế mỗi tuần; số trên phần mềm chỉ đúng khi mọi xuất nhập đều được nhập đủ.
Sau vài tháng, chênh lệch nhỏ và ổn định là dấu hiệu bếp đang vận hành tốt. Lúc đó có thể giãn nhóm hàng rẻ ra kiểm hằng tháng, giữ nhóm đắt tiền kiểm hằng tuần.
Kết quả kiểm kê cũng là đầu vào cho các việc khác trong bếp: con số tồn cuối tuần là tồn đầu của tuần sau và là căn cứ để đặt hàng sáng thứ Hai; nguyên liệu nào tuần nào cũng còn nhiều chứng tỏ mức tồn chuẩn đang đặt cao; nguyên liệu hay hụt cần đo lại tỉ lệ thu hồi. Phần đọc số liệu tài chính tổng thể của quán, như giá vốn trên doanh thu, có chuyên mục riêng trên trang.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ có cần kiểm kê hằng tuần không?
Nên làm, ít nhất với năm đến mười nguyên liệu đắt tiền nhất. Việc này mất chừng nửa giờ khi đã quen, và là cách duy nhất để biết tiền nguyên liệu đang đi đâu. Hàng rẻ nhiều mã có thể kiểm hằng tháng.
Chênh lệch bao nhiêu thì nên lo?
Không có ngưỡng chung cho mọi quán. Chênh vài phần trăm thường là sai số đếm. Đáng chú ý là chênh lớn so với các tuần trước của chính quán, hoặc cùng một nguyên liệu hụt nhiều tuần liền. Hãy theo dõi xu hướng hơn là một con số đơn lẻ.
Có nên để một người cố định kiểm kê không?
Nên có một người chịu trách nhiệm tổng hợp, nhưng việc đếm nên luân phiên và luôn có hai người. Cách này giảm sai số, giúp nhiều người hiểu kho, và tránh cảm giác một người bị giao việc giám sát đồng nghiệp.
Dữ liệu kiểm kê đưa vào AI có an toàn không?
Số lượng nguyên liệu tự nó ít nhạy cảm, nhưng nên bỏ giá nhập, tên nhà cung cấp, tên nhân viên và tên quán trước khi dán. Dùng tài khoản do quán quản lý, kiểm cài đặt lưu dữ liệu, và giữ bản gốc trong bảng tính của quán.
Phần mềm bán hàng đã có báo cáo kho thì có cần đếm tay không?
Vẫn cần. Báo cáo của phần mềm chỉ đúng khi mọi lần nhập, xuất, hỏng, bữa nhân viên đều được ghi vào. Đếm thực tế mỗi tuần là cách kiểm xem số trên phần mềm có còn khớp với kho thật không.
Thấy hụt nhiều có nên nói ngay với nhân viên không?
Nên nói về con số và quy trình, không nói về người. Thông báo chênh lệch, cùng bếp đi tìm nguyên nhân theo thứ tự nhận hàng, định lượng, sơ chế, kho. Phần lớn chênh lệch đến từ quy trình, và cách tiếp cận này giữ được sự hợp tác của cả bếp.