Food cost của một món là tổng tiền nguyên liệu thật sự nằm trong đĩa hoặc tô khách nhận được, tính theo đúng định lượng của quán, kể cả phần hao khi sơ chế, gia vị, rau ăn kèm và bao bì nếu món bán mang đi. Muốn tính đúng, bạn cần ba thứ: phiếu định lượng ghi rõ từng thành phần bao nhiêu gam, giá mua gần nhất của từng nguyên liệu, và hệ số sử dụng được sau khi làm sạch, lọc xương, cắt gọt.
Nhiều chủ quán biết đại khái "một tô lời khoảng chừng này" nhưng chưa từng ngồi cộng từng gam. Con số đại khái đó thường lệch, và lệch theo một chiều: thấp hơn thực tế, vì người ta quên phần hao, quên nước dùng, quên đĩa rau. Bài này đi từng bước từ phiếu định lượng đến con số giá vốn, có một ví dụ giả định đầy đủ, và chỉ cách dùng AI để dựng bảng tính mà không giao luôn trách nhiệm kiểm số cho nó.
Food cost là gì và vì sao phải tính theo từng món
Trong nghề nhà hàng, food cost được dùng theo hai nghĩa. Nghĩa thứ nhất là giá vốn nguyên liệu của một món, đo bằng tiền. Nghĩa thứ hai là tỉ lệ phần trăm giữa giá vốn đó và giá bán, thường gọi là tỉ lệ food cost. Bài này nói về nghĩa thứ nhất, vì không có con số tiền đúng thì tỉ lệ nào cũng vô nghĩa. Chuyện đặt tỉ lệ mục tiêu bao nhiêu là hợp lý được bàn riêng trong một bài khác của danh mục này.
Có quán chỉ nhìn food cost của cả tháng: cộng hoá đơn nhập hàng, chia cho doanh thu, ra một con số. Cách đó cho biết sức khoẻ chung nhưng không cho biết món nào đang kéo lời xuống. Một quán bún có thể có tỉ lệ chung trông ổn, trong khi riêng món đặc biệt nhiều thịt đang bán gần bằng giá vốn, còn món chay lại gánh lời cho cả thực đơn. Chỉ khi tính từng món, bạn mới biết nên đổi định lượng món nào, chỉnh giá món nào, và món nào nên được nhân viên gợi ý nhiều hơn.
Giá vốn từng món cũng là nền cho nhiều việc khác: định giá món mới, lên combo, quyết định khi nào phải tăng giá, so sánh giá vốn lý thuyết với lượng hàng thực xuất kho để tìm thất thoát. Làm một lần cẩn thận, sau đó chỉ cần cập nhật giá mua, công sức bỏ ra được dùng lại rất lâu.
Phiếu định lượng: nền của mọi phép tính
Mỗi món một phiếu, ghi theo gam hoặc mililít. Phiếu định lượng (nhiều nơi gọi là công thức chuẩn hoặc recipe card) liệt kê mọi thứ đi vào một phần ăn: bánh phở 200 gam, thịt bò tái 60 gam, hành lá 5 gam, nước dùng 450 mililít, và cứ thế. Không ghi "một nắm", "một vá", vì nắm của người này khác người kia, và AI hay bảng tính đều không tính được "một nắm".
Ghi định lượng thành phẩm, không ghi định lượng mua. Con số trên phiếu là lượng nằm trong tô. Lượng phải mua sẽ được suy ngược bằng hệ số sơ chế ở bước sau. Trộn hai loại này vào một cột là lỗi phổ biến nhất khiến giá vốn trên giấy thấp hơn thật.
Tách bán thành phẩm thành phiếu riêng. Nước dùng, nước mắm pha, sốt ướp, đồ chua, chả tự làm đều là bán thành phẩm. Bạn tính giá vốn cho một nồi hoặc một mẻ, chia ra giá mỗi lít hoặc mỗi kilôgam, rồi đưa con số đó vào phiếu món như một nguyên liệu. Nhờ vậy khi giá xương hay giá đường thay đổi, bạn chỉ sửa một phiếu nước dùng là mọi món dùng nước dùng đó tự cập nhật.
Cân thật vài lần trước khi chốt. Đứng cạnh bếp trong giờ đông, cân ngẫu nhiên năm đến mười phần ăn ra khỏi bếp. Định lượng trên phiếu nên là con số bếp thật sự làm, không phải con số chủ quán mong muốn. Nếu hai con số khác nhau xa, đó là việc của khâu đào tạo bếp, nhưng giá vốn phải tính theo thực tế cho đến khi sửa xong.
Ghi cả thứ đi kèm mà khách không gọi. Rau sống, chanh ớt, tương, đá trong ly trà đá miễn phí, khăn lạnh nếu quán phát kèm. Từng thứ nhỏ, cộng lại có khi đáng kể, nhất là ở quán bán món nước có đĩa rau đầy.
Hệ số sử dụng được: phần hao khi sơ chế
Hệ số sử dụng được (yield) là tỉ lệ phần dùng được sau sơ chế so với lượng mua về. Mua một kilôgam hành lá, nhặt rễ và lá úa còn lại khoảng tám trăm gam thì hệ số là 80%. Giá thật của mỗi gam hành nằm trong tô bằng giá mua chia cho hệ số này. Bảng dưới là các con số ví dụ giả định để minh hoạ cách suy luận, không phải số đo chuẩn; mỗi quán phải tự cân với nguồn hàng của mình.
| Nguyên liệu | Việc sơ chế | Hệ số ví dụ giả định | Ghi chú khi tự đo |
|---|---|---|---|
| Thịt bò bắp | Lọc gân, luộc chín, thái | 55–65% | Hao cả khi lọc và khi luộc co lại; cân sau khi thái |
| Xương ống hầm nước dùng | Chần, hầm | Không tính theo gam | Tính theo nồi: giá cả nồi chia số lít nước dùng thu được |
| Hành lá, rau thơm | Nhặt, rửa | 70–85% | Rau mùa mưa thường hao nhiều hơn |
| Tôm tươi | Bóc vỏ, bỏ đầu, rút chỉ | 45–60% | Phụ thuộc cỡ tôm; cân vỏ đầu để kiểm |
| Gạo nấu cơm | Vo, nấu | Trên 100% | Gạo nở nên một kilôgam gạo ra hơn một kilôgam cơm; đo bằng nồi thật |
| Cá phi lê | Làm sạch, lọc xương | 35–50% | Mua cá nguyên con thì hệ số thấp, mua phi lê sẵn thì gần 100% nhưng giá cao hơn |
Cách đo đơn giản nhất: cân trước khi sơ chế, cân sau khi sơ chế, chia hai số. Làm ba lần ở ba ngày khác nhau rồi lấy số trung bình. Ghi ngày đo vào phiếu, vì đổi nhà cung cấp hay đổi mùa là hệ số thay đổi.
Nếu bỏ qua bước này, món có nguyên liệu hao nhiều như thịt có gân, hải sản nguyên con sẽ bị tính rẻ đi gần một nửa phần nguyên liệu chính. Đó là chỗ giá vốn trên giấy và giá vốn thật cách nhau xa nhất.
Ví dụ giả định: tính giá vốn một tô bún bò
Để thấy cả quy trình, dưới đây là một tô bún bò của một quán giả định. Mọi giá mua đều là ví dụ giả định viết theo đơn vị nghìn đồng cho dễ cộng, không phản ánh giá thị trường ở đâu cả. Cột cuối là tiền nguyên liệu nằm trong một tô.
| Thành phần | Định lượng trong tô | Giá mua giả định | Hệ số | Tiền trong tô (nghìn đồng) |
|---|---|---|---|---|
| Bún tươi | 250 g | 15/kg | 100% | 3,75 |
| Bắp bò thái | 50 g | 250/kg | 60% | 20,83 |
| Chả cua (tự làm, phiếu riêng) | 30 g | 120/kg thành phẩm | 100% | 3,60 |
| Nước dùng (phiếu riêng) | 450 ml | 12/lít thành phẩm | 100% | 5,40 |
| Hành, rau thơm | 10 g | 30/kg | 80% | 0,38 |
| Đĩa rau ăn kèm | 60 g | 20/kg | 75% | 1,60 |
| Gia vị, chanh, ớt, mắm (chia đều) | theo phần | ước theo tháng | — | 1,00 |
| Tổng giá vốn một tô | 36,56 |
Hàng gia vị được tính bằng cách lấy tổng tiền mua gia vị, chanh ớt, nước chấm trong một tháng chia cho tổng số phần ăn bán ra trong tháng đó. Không cần chính xác đến gam, chỉ cần không bị bỏ trống.
Nếu quán giả định này bán tô bún ở mức 60 nghìn, tỉ lệ food cost của món là khoảng 61% — quá cao với một quán ăn thông thường. Nhìn bảng, bắp bò chiếm hơn một nửa giá vốn, và nguyên nhân nằm ở hệ số 60%. Đây đúng là loại phát hiện mà con số đại khái không bao giờ cho bạn thấy: vấn đề không ở giá bán, mà ở cách mua và sơ chế thịt.
Dùng AI dựng bảng tính giá vốn mà vẫn giữ quyền kiểm số
AI hữu ích ở khâu dựng khung và rà lỗi logic, không hữu ích ở khâu tự đoán giá. Đừng hỏi chatbot "giá vốn tô phở là bao nhiêu", vì nó không biết giá bạn mua và sẽ trả một con số nghe hợp lý nhưng vô căn cứ. Hãy làm theo trình tự sau.
- Gõ hoặc chụp phiếu định lượng viết tay của bạn, chuyển thành danh sách. Trước khi dán vào AI, bỏ tên nhà cung cấp, số tài khoản, tên nhân viên; chỉ giữ tên nguyên liệu và con số.
- Gửi câu lệnh kiểu: "Dựng giúp một bảng tính giá vốn món ăn gồm các cột: nguyên liệu, định lượng thành phẩm (gam), giá mua mỗi kilôgam, hệ số sử dụng được (%), tiền trong một phần. Công thức cột cuối là định lượng nhân giá mua chia 1000 rồi chia hệ số. Thêm một trang riêng cho bán thành phẩm, tính theo nồi rồi ra giá mỗi lít." Sau đó chép công thức vào bảng tính bạn đang dùng.
- Nhập giá mua thật từ hoá đơn gần nhất. Không để AI điền giá.
- Nhờ AI rà lại: "Đây là bảng giá vốn ba món của quán. Chỉ ra dòng nào có định lượng bất thường so với các dòng còn lại, dòng nào có thể bị thiếu hệ số sơ chế, và món nào có nguyên liệu chiếm hơn 50% giá vốn." AI làm việc dò bất thường kiểu này khá tốt.
- Tự cộng tay một món bất kỳ để đối chiếu với bảng. Nếu lệch, sửa công thức trước khi dùng cho cả thực đơn.
- Lưu bảng thành mẫu, mỗi món một dòng tổng, để lần sau chỉ cần cập nhật cột giá mua.
Một lưu ý về phép tính: chatbot tổng quát đôi khi cộng nhầm khi bảng dài. Con số cuối cùng phải ra từ công thức trong bảng tính, không ra từ câu trả lời của chatbot.
Những chỗ làm giá vốn trên giấy lệch với thực tế
Quên phần hao do nấu. Thịt luộc, thịt nướng co lại; nước dùng bay hơi. Phiếu nên ghi định lượng sau khi chín, và hệ số nên đo trên thành phẩm chín, không chỉ trên phần sơ chế sống.
Dùng giá mua cũ. Giá nguyên liệu tươi thay đổi theo tuần, có khi theo ngày. Một bảng giá vốn lập ba tháng trước có thể đã thấp hơn thực tế một khoảng đáng kể ở các món nhiều thịt và hải sản.
Bỏ qua món tặng, món làm lại. Món khách trả lại vì sai, món nhân viên ăn, món tặng khách quen không nằm trong phiếu định lượng nhưng nằm trong hoá đơn nhập hàng. Giá vốn từng món không cần tính chúng, nhưng khi so với food cost cả tháng, bạn phải nhớ chúng tồn tại.
Bếp múc tay, không cân. Phiếu ghi 50 gam thịt, bếp bỏ tay ra 65 gam vì sợ khách chê ít. Chênh 15 gam mỗi tô, nhân với vài trăm tô một ngày, là một khoản lớn hơn nhiều người nghĩ. Dụng cụ chia phần đúng cỡ như muỗng định lượng, vá có vạch rẻ hơn rất nhiều so với khoản thất thoát này.
Tính bao bì vào món ăn tại chỗ hoặc ngược lại. Hộp, túi, muỗng nhựa, hũ nước chấm chỉ có ở phần mang đi. Nên có hai dòng giá vốn cho cùng một món nếu quán bán cả hai kiểu.
Cập nhật giá vốn bao lâu một lần và ai làm
Không quán nhỏ nào có thời gian tính lại toàn bộ thực đơn mỗi tuần, và cũng không cần. Cách thực tế là chia nguyên liệu thành hai nhóm. Nhóm biến động mạnh như thịt, hải sản, rau theo mùa: cập nhật giá mua mỗi lần nhập hàng, bảng tính tự đưa con số mới vào các món liên quan. Nhóm ổn định như gạo, bún khô, dầu ăn, gia vị: cập nhật mỗi tháng hoặc khi nhà cung cấp báo đổi giá.
Người cập nhật nên là người nhận hàng hoặc người giữ hoá đơn nhập, vì họ đang cầm con số. Chủ quán chỉ cần nhìn một cột cuối: tỉ lệ food cost từng món, có tô màu khi vượt ngưỡng bạn đặt. Bạn có thể nhờ AI viết công thức tô màu có điều kiện cho bảng tính, hoặc viết một đoạn hướng dẫn một trang cho người nhập liệu.
Mỗi quý, chọn ba món bán nhiều nhất và cân lại định lượng thực tế trong bếp, đo lại hệ số sơ chế. Đây là lúc bạn phát hiện bếp đã "tay nặng" dần lên hoặc nhà cung cấp đã đổi phần thịt. Giá vốn đúng không phải là tính một lần cho đẹp, mà là con số bạn tin được khi phải quyết định tăng giá, đổi món hay ra combo.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ chưa có bảng tính có cần tính food cost từng món không?
Có, ít nhất cho năm món bán nhiều nhất. Năm món đó thường chiếm phần lớn doanh thu, nên sai số ở đó ảnh hưởng mạnh nhất tới lời lỗ. Một tờ giấy, một chiếc cân bếp và hoá đơn nhập hàng là đủ để bắt đầu; bảng tính chỉ giúp bạn khỏi cộng lại mỗi lần giá đổi.
Có nên tính tiền gas, điện, nhân công vào food cost không?
Không. Theo cách dùng phổ biến trong nghề, food cost chỉ gồm nguyên liệu và những thứ ăn uống đi kèm món. Gas, điện, công và mặt bằng là chi phí vận hành, được tính riêng. Trộn chúng vào sẽ khiến bạn không so được tỉ lệ của quán mình với thông lệ, và khó biết chi phí nào đang tăng.
Bán thành phẩm nấu cả nồi thì chia giá thế nào cho đúng?
Cộng toàn bộ nguyên liệu vào nồi, đo lượng thành phẩm thực thu được sau khi nấu xong và lọc, rồi chia. Ví dụ một nồi nước dùng thu được bao nhiêu lít thì chia tổng tiền nguyên liệu cho số lít đó. Nên đo vài nồi ở những ngày khác nhau vì lượng bay hơi thay đổi theo lửa và thời gian.
AI có tự tra giá nguyên liệu cho quán được không?
Không nên dựa vào đó. Giá bạn mua phụ thuộc nguồn hàng, khối lượng, khu vực và thời điểm, còn chatbot không biết những điều này và có thể đưa ra con số cũ hoặc không có thật. AI chỉ nên dựng khung bảng và dò lỗi, còn giá mua lấy từ hoá đơn của chính quán.
Món có nhiều cỡ như nhỏ, vừa, lớn thì làm phiếu ra sao?
Làm một phiếu cho mỗi cỡ, vì tỉ lệ các thành phần thường không tăng đều. Cỡ lớn có thể thêm nhiều thịt nhưng rau và gia vị gần như giữ nguyên. Tính riêng từng cỡ giúp bạn thấy cỡ nào lời hơn và đặt chênh lệch giá giữa các cỡ cho hợp lý.
Bao lâu thì nên cân lại định lượng thực tế trong bếp?
Một quý một lần cho các món bán chạy là mức tối thiểu hợp lý, và thêm một lần mỗi khi đổi bếp chính, đổi nhà cung cấp hoặc đổi dụng cụ chia phần. Mỗi lần chỉ cần cân năm đến mười phần ngẫu nhiên trong giờ đông là đủ thấy xu hướng.